האם אקסל 2010 מייתר את הצורך בקוביות?

By | 28 בספטמבר 2012

לפני החג נפגשתי עם מנהל המחלקה הכלכלית באחת מחברות הליסינג הגדולות. נושא הפגישה היה תגמול עובדים על מכירות.

לאחר שרכב ליסינג מסיים את תקופת ה"שירות" שלו אצל הלקוח, הוא מועבר למגרש לצורך מכירה כרכב משומש.

החברה יצרה נוסחת תגמול לאנשי המכירות אשר נותנת להם בונוס כספי בעבור כל עסקה לפי מספר פרמטרים:

  1. דגם הרכב הנמכר (יותר קל למכור מזדה 3 מאשר רנו מגאן).
  2. מספר חודשים בהם הרכב במלאי (ככל הרכב נמצא יותר זמן במלאי, התגמול על מכירתו עולה).
  3. שיעור ההנחה (ככל שהמחיר בו מכר איש המכירות את הרכב קרוב יותר למחירון, כל הבונוס גבוה יותר).

ובכן, כאשר ראיתי את רשימת הדרישות, אמרתי לכלכלן, אין בעיה, אני אצור נוסחה בקובייה ומחר תוכל לראות את הבונוס המגיע לכל איש מכירות.

חייך הכלכלן ואמר לי: אין צורך. התחברתי עם אקסל למחסן הנתונים, הורדתי את נתוני המכירות ויצרתי את הנוסחאות המתאימות בעצמי. תודה לך.

ובכן, מיד אמרתי לו השתגעת? זה מה שאתה צריך אפליקציית תגמול לעובדים אשר מנוהלת באקסל?

ולאחר מכן עצרתי לחשוב בעצם מדוע לא?

בעבר היינו אומרים איך תנהל זאת באקסל ? מה יהיה כאשר יהיו לך יותר מ- 65,000 שורות? טיעון זה איבד את תוקפו אי שם ב- 2007 עם אקסל שיכול להחזיק בקלות מיליון שורות. טיעון נוסף נגע לביצועים: ייקח לך זמן רב לחשב את הגיליון. טיעון זה נכון בחלקו. מצד אחד תחנות העבודה העכשוויות הינן חזקות. המחשב הנישא שלי כדוגמה מכיל 4 ליבות ו- 8 GB זיכרון על מערכת הפעלה 64 BIT. בעבר קונפיגורציה כזו אפיינה שרתים.

אולם עדיין ישנה בעיית ביצועים בזמן פתיחה וסגירה של גיליון אקסל גדול. ראיתי אצל כלכלנית באותה חברה איך פתיחה ושמירה של קובץ אקסל בן 85 MB לוקח מספר דקות.

ישנם אשר יגידו: אקסל? זה מתכון לטעויות. ובכן, על הגיליון אפשר להגן משינויים ובנינו, הסיכוי שכלכלן יטעה בנוסחת אקסל קטן לדעתי מהסיכון שאני אטעה בהבנת רצונו ותרגום הרצון ל- MDX.

אבל, ישנו נושא אחד משמעותי שבגללו אין לדעתי לייצר אפליקציות באקסל. ברגע שאנו יוצרים אפליקציית ניהול מידע באקסל, אנו מאבדים למעשה לחלוטין את היכולת לנהל את המידע. נניח שמלכתחילה הנחנו שעשויים להיות עדכונים לקובץ ולכן לא שלחנו אותו באימייל לכל סוכני המכירות אלא שמנו אותו בתיקייה משותפת ברשת, כדי שכולם יפתחו את אותו קובץ. סוכן א' וסוכן ב', התעצבנו שלוקח להם זמן רב לפתוח את הקובץ דרך הרשת ולכן העתיקו אותו אל הכונן המקומי שלהם. אופס, יש לנו יותר מגרסה אחת של הנתונים: אחת של סוכן א' וב' ואחת של שאר הסוכנים אשר עובדים מול קובץ אחר עם נוסחאות עדכניות. עדכון הנוסחאות גם הוא בעייתי בשיטה שתוארה: איך נחליף את הקובץ הכונן המשותף? נרים לכולם טלפון כדי שיסגרו את הקובץ? לא כיף.

נוסיף על כל המתואר לעיל את העובדה שלקובייה ולשפת MDX  יש עדיין יתרון עצום מבחינת היכולת לנתח נתונים רבים ומבחינת עושר הנוסחאות. כדי להמחיש זאת, נסו לייצר באקסל נוסחה אשר תשווה באחוזים את ממוצע הבונוסים מתחילת השנה עד חודש נוכחי השנה לעומת התקופה המקבילה אשתקד.

כל האמור לעיל מתייחס לאקסל בצורה המקובלת שלו: תוכנה המותקנת על מחשב המשתמש ופותחת קובץ. בחבילה הכוללת SharePoint enterprise edition + Excel services ישנו פתרון לבעיה זו אך היא דורשת משאבים רבים ורוב הארגונים אינם משתמשים בה.

 

Share

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.